e-Arşiv uygulaması, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi gereken faturaların; 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini sağlayan uygulamadır.

e-Faturada, sadece sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve alınabilir. e-Arşiv uygulamasında ise e-Fatura kapsamı dışında kalan, dolayısıyla bu uygulamadan yararlanmayan firma ve tüketicilere de e-Arşiv Fatura kesilebilir. Ayrıca ikinci nüshası elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilebilir.

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükelleflerin e-Arşiv uygulamasına geçmesi yasal bir zorunluluktur. Bunun yanı sıra, fatura süreçlerini hızlandırmak, verimliliğini artırmak, maliyetlerini düşürmek isteyen tüm firmalar da e-Arşiv uygulamasından yararlanabilir.

Fiş ve faturalarını milyonlarca müşteriye ulaştırmak zorunda olan firmalar, e-Arşiv çözümü sayesinde operasyonel yüklerini en aza indirerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Müşteri hareketlerinin yoğun olduğu işletmeler e-Arşiv ile faturaları hızla işleyip gönderebilir. Kesilmiş herhangi bir faturaya sonradan erişim ihtiyacı söz konusu olduğunda, ilgili fatura saniyeler içinde bulunabilir; fatura kaybı söz konusu olmaz.  e-Arşiv çözümüyle faturalar elektronik ortama taşındığı için kağıt, baskı, posta ve arşivleme gibi maliyetler ve bunlara bağlı iş yükleri ortadan kalkar. Kağıt tüketimi minimum seviyeye indiği için her yıl yüz binlerce ağacın kesilmesi önlenmiş olur. e-Arşiv, şirketlerin kullanmakta oldukları kurumsal süreçlere ve ERP çözümüne de kolayca ve hızla entegre olur.

e-Fatura mükellefi olup e-Arşiv kullanmak isteyen bir işletmenin e-Arşiv çözümünü alması yeterlidir;  Gelir İdaresi Başkanlığına ayrıca yazılı başvuruda bulunmak gerekmez. e-Fatura kullanmayan işletmeler ise öncelikle e-Fatura için Gelir İdaresi Başkanlığına yazılı başvuruda bulunmalıdır. Başvuru onaylandıktan sonra, ilgili Tüzel Kişler için Mali Mühür Sertifikası alınır. Gerçek Kişiler için ise e-İmza’nın bulunması yeterlidir. (Gerçek Kişiler de isterlerse faturalarını mali mühür ile imzalayabilir.)

e-Arşiv çözümüyle, e-Fatura kapsamı dışında kalan firma ve tüketicilere de e-Arşiv Fatura kesilebilir.